Până la data implementării registrului național de evidență a aparatelor de marcat electronice fiscale, numărul unic de identificare pentru noile aparate de marcat electronice fiscale, se atribuie din aplicația informatică gestionată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală. Dispozițiile privind fiscalizarea, respectiv atribuirea numărului de ordine prevăzute de normele metodologice aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 479/2003, republicată, cu modificările ulterioare, pentru aparatele de marcat electronice fiscale vechi,se aplică în mod corespunzător și pentru noile aparate de marcat electronice fiscale.
1. Inregistrarea aparatului fiscal
Producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat, înregistrează informații privind fiecare aparat de marcat electronic fiscal produs, importat sau achiziționat intracomunitar, fără excepție, prin completareaF4101 – Formularului pentru înregistrarea aparatelor de marcat electronice fiscale instalate produse, importate sau achiziționate intracomunitar și a aparatelor de marcat electronice fiscale adaptate pentru a corespunde prevederilor art. 3 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 28/1999.Formularul se transmite organului fiscal competent în termen de 5 zile lucrătoare de la data înregistrării în gestiune a intrării aparatelor de marcat electronice fiscale produse, importate sau achiziționate intracomunitar, pe baza documentelor întocmite în acest scop în conformitate cu prevederile legale. Transmiterea se realizează prin încărcarea pdf-ului cu fisier XML ataşat pe platforma www.e-guvernare.ro, ulterior autentificării cu certificat digital calificat.
Recipisa poate fi consultată prin verificarea numărului de înregistrare alocat pe https://www.anaf.ro/StareD112/.
2. Obtinerea Certificatul de atribuire a numărului unic de identificare a aparatelor de marcat electronice fiscale
Utilizatorul va depune organului fiscal competent Cererea de atribuire a numărului de ordine din Registrul de evidenta. Aceasta va fi insoțită de următoarele documente în copie certificată cu originalul:
- factura şi documentul de plată care atestă achiziţionarea aparatului de marcat electronic fiscal;
- contractul de vânzare-cumpărare cu plata în rate sau după caz, contractul de leasing financiar încheiat cu clauză expresă privind asumarea obligaţiei părţilor că, la expirarea contractului de leasing, se transferă utilizatorului dreptul de proprietate asupra aparatului;
- procesul-verbal de sigilare a memoriei fiscale şi a aparatului de marcat electronic fiscal;
- actul de identitate a reprezentantului legal înscris în cerere, precum și a actul de identitate cu care se legitimează împuternicitul, dacă este cazul;
- certificatul de garanție al aparatului de marcat electronic fiscal.
Conformitatea cu originalul a copiilor se efectuează de către utilizator prin înscrierea menţiunii ”conform cu originalul” şi prin semnătura acestuia.
De asem*nea, la cerere se mai anexează:
- declaraţia pe propria răspundere a utilizatorului privind adresa de la locul unde va fi instalat aparatul de marcat electronic fiscal sau, după caz, privind desfăşurarea activităţii în regim ambulant ori în regim de taxi, precum și, dacă cererea a fost depusă prin împuternicit,
- împuternicirea în original.
- În situația în care aparatul de marcat electronic fiscal este utilizat în activitatea de taximetrie, la cerere se anexează și declaraţia pe propria răspundere a utilizatorului privind numărul de înmatriculare al autovehiculului pe care se va instala aparatul de marcat electronic fiscal, însoţită de copia autorizaţiei taxi.
Cererea se poate depune in format pe hartie direct la biroul (compartimentul) avize şi autorizaţii (case de marcat) din cadrul organului fiscal competent sau prin poștă, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, data depunerii fiind data înregistrării în evidența biroului (compartimentului) competent în soluționarea cererii. Varianta depunerii cererii sub forma de fisier .pdf inteligent transmis prin intermediul serviciului Spaţiul Privat Virtual prin completarea formuralui C801.
Utilizatorii pot solicita „Certificatul de atribuire a numărului unic de identificare a aparatelor de marcat electronice fiscale” organului fiscal (Direcţiile generale regionale ale finanţelor publice și Direcţia generală de administrare a marilor contribuabili – pentru contribuabilii mari care instalează aparate de marcat electronice fiscale pe raza municipiului Bucureşti şi a judeţului Ilfov) în a cărui rază teritorială urmează să fie instalate aparatele.
In urma depunerii acestei cereri, Organul fiscal competent emite Certificatul de atribuire a numărului unic de identificare a aparatelor de marcat electronice fiscale(anexa 2B Ordinul nr. 4156/2017)în termen de 2 zile de la depunerea cererii de către solicitant.
3. Fiscalizarea si instalarea aparatului
Dupa emiterea certificatului de atribuire a numarului unic se trece la fiscalizarea casei de marcat.Numărul unic de identificare astfel atribuit si comunicat utilizatorului este înscris de către tehnicianul de service în memoria fiscală a aparatului de marcat electronic fiscal la instalarea acestuia.Se programeaza antetul bonului fiscal cu datele de identificare ale contribuabilului si adresa punctului de lucru, departamentele, codul fiecarui produs, cotele de tva, modalitatea de plata, modul de lucru, casierii… Se completeaza cartea de interventii si registrul special al casei de marcat si se incheie un contract de service si consumabile pentru respectivul aparat.
La instalarea aparatului de marcat electronic fiscal la utilizator, tehnicianul de service notează în cartea de intervenții datele sale de identificare, ultimul număr al raportului de închidere zilnică rezultat la sfârșitul operațiunilor de probă și de inițiere a operatorului care va utiliza aparatul și de asem*nea înregistrează și arhivează în dosarul de asistență tehnică al aparatului toate documentele emise în legătură cu instalarea aparatului. Se completeaza Declaratia de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale si se trimite organului fiscal competent in 24 de ore, în patru exemplare, semnată de utilizatorul aparatului de marcat electronic fiscal și de tehnicianul de service care a efectuat instalarea.Un exemplar al declarației prevăzute ramane la organul fiscal competent, un exemplar rămâne la utilizator, iar două exemplare la unitatea de service. Unitatea de service acreditată trimite un exemplar al declarației distribuitorului autorizat, a doua zi după instalare.
După instalarea aparatului de marcat electronic fiscal, utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale, cu excepția taximetriștilor, prezintă organului fiscal competent cartea de intervenții a aparatului la care se anexeaza contractul de service si registrul special.
Organul fiscal competent înscrie în cartea de intervenții numărul de pagini, aplicând ștampila, și vizează registrul special pe ultima pagină.Distribuitorii autorizați sau unitățile acreditate din rețeaua acestora au obligația să anexeze la cartea de intervenții o copie a contractului de service pentru aparatul în cauză, pentru perioada de garanție sau pentru perioada de postgaranție, după caz. În situația în care la punctul de lucru al utilizatorului funcționează aparate de marcat electronice fiscale de același tip, iar service-ul este asigurat de același distribuitor sau unitate
acreditată a acestuia, contractul de service se anexează la o singură carte de intervenții.
Până la împlinirea termenelor prevăzute la art. II alin. (3) și (5) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 91/2014 pentru modificarea și completarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobată cu modificări prin Legea 267/2015, cu modificările ulterioare, fiscalizarea aparatelor de marcat electronice fiscalese poate face și la sediul distribuitorilorautorizați sau al unităților acreditate pentru service.
4. Raportari ale distribuitorilor si unitatilor acreditate pt comercializare si service de case de marcat
- Distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată (in functie de cine instaleaza casa de marcat), înregistrează informații privind instalarea aparatului de marcat, prin completareaF4102 – Formularului pentru înregistrarea aparatelor de marcat electronice fiscale instalate (anexa 2C Ordinul nr. 4156/2017). Se transmite organului fiscal competent în termen de 2 zile lucrătoare de la data întocmirii sau, după caz, primirii „Declarației de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale”.Formularele completate și validate, în format PDF cu fișier XML atașat, se transmit organului fiscal competent prin mijloace electronice de transmitere la distanță și pot conține informații privind unul sau mai multe aparate de marcat electronice fiscale.
- Ori de câte ori este cazul, distribuitorul autorizat transmite informații privind schimbări ale stării sau situației aparatelor de marcat electronice fiscale (furat, disparut, distrus, dezmembrat, exportat, livrat intracomunitar, exportat temporar, reexportat), prin completarea secțiunilor I, II, III și IV A sau B sau, după caz, V, Formularul F4103 pentru înregistrarea unor schimbări privind starea/situația aparatelor de marcat electronicefiscale (anexa 2D Ordinul nr. 4156/2017).Formularul se transmite organului fiscal competent în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care a intervenit una dintre situațiile prevăzute la pct. 6 alin. (1) sau (2) sau la pct. 10 alin. (2) din anexa nr. 1 la ordin.
Formularele completate și validate, în format PDF cu fișier XML atașat, se transmit organului fiscal competent prin mijloace electronice de transmitere la distanță și pot conține informații privind unul sau mai multe aparate de marcat electronice fiscale. Transmiterea se realizează prin încărcarea pdf-ului cu fisier XML ataşat pe platforma www.e-guvernare.ro, ulterior autentificării cu certificat digital calificat.
Recipisa poate fi consultată prin verificarea numărului de înregistrare alocat pe https://www.anaf.ro/StareD112/.
Pentru completarea și transmiterea formularelorproducătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, după caz, desemnează persoane care trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiții:
a) dețin calitatea de tehnician de service sau altă calitate, în baza unui contract individual de muncă încheiat cu producătorul, importatorul, persoana juridică română care achiziționează din statele membre ale Uniunii Europene aparate de marcat electronice fiscale, respectiv cu distribuitorul autorizat sau cu unitatea de
service acreditată;
b) dețin certificat digital calificat emis în condițiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.
5. Raportari si notificari ale utilizatorilor noilor case de marcat
- Prin transmiterea unei Notificări – Formularul F4105 (anexa 2E Ordinul nr. 4156/2017), utilizatorii informează organul fiscal competent cu privire la apariția uneia dintre următoarele situații:
a) schimbarea locului de utilizare a aparatului între puncte de lucru ale aceluiași operator economic;
b) furtul/dispariția/distrugerea aparatului de marcat electronic fiscal;
c) înstrăinarea aparatului;
d) închiderea punctului de lucru;
e) lichidarea, dizolvarea, fuziunea, divizarea societății sau altele, după caz;
f) încetarea activității;
g) altele similare.
Notificarea se transmite organului fiscal competent în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data la care a intervenit situația, prin mijloace electronice de transmitere la distanță, în format PDF cu xml atașat, la care sunt atașate, după caz, documente probatoare.Transmiterea notificării se realizează prin încărcarea pdf-ului cu fisier XML ataşat pe platforma www.e-guvernare.ro, ulterior autentificării cu certificat digital calificat.
Recipisa poate fi consultată prin verificarea numărului de înregistrare alocat pe https://www.anaf.ro/StareD112/. - Incepand cu 1 august 2018, utilizatorii noilor aparate de marcat electronice fiscale au obligaţia sa transmita la ANAFlunar,până ladata de 20 a luniipentru luna anterioară anumite date, cum ar fi cele din bonul fiscal sau informații referitoare la p*rnirea/oprirea aparatului de marcat electronic fiscal, incetarea functionarii acestuia in urma unor evenimente de tipul lipsa curentului electric sau intreruperea conexiunii la internet, precum si cu privire la repunerea in functiune/reconectarea aparatului. Fișierele XML continand aceste date sunt exportate de pe aparatul de marcat electronic fiscal pe un mediu de stocare extern.Prin intermediul programului de asistență care va fi pus la dispoziţie pe portalul ANAF, aceste fișierele sunt validate și atașate unui fișier PDF. Fișierul PDF cu XML atașat, semnat cu certificat digital calificat si se comunică organului fiscal prin mijloace electronice de transmitere la distanță.
Informațiile astfel furnizate sunt preluate în aplicația informatică. Direcția generală de tehnologia informației pune la dispoziția organelor fiscale competente o aplicație informatică care permite preluarea informațiilor din formularele.
Formularele vor fi disponibile în format editabil .pdf pe pagina de internet a Agenției Naționale de Administrare Fiscală la sectiunea Descarcare declaratii
Prin intermediul unei aplicatii pusa la dispozitie de ANAF, numitaEvidenta aparatelor de marcat electronice fiscale, se poate verifica daca o casa de marcat este luata sau nu in evidenta Agentiei Nationale de Administrate Fiscala.
Pentru erori privind depunerea declaratiilor electronice accesati sectiunea Informatii depunere declaratii disponibila pe site-ul ANAF
