Adjointe administrative ou adjoint administratif (2024)

Résumé du poste

Sous la responsabilité de la directrice du service, le ou la titulaire du poste exécute de façon professionnelle et confidentielle différentes tâches de soutien financier et administratif afin de veiller au bon fonctionnement du service dans le cadre de ses fonctions, décrites ci-dessous.

Responsabilités

Gérer les flux de travail du service, ce qui comprend notamment les horaires et les accès des employés, les feuilles de temps et les listes de personnes-ressources.

Gérer les achats du service, ce qui comprend notamment l'obtention de devis, l'émission de bons de commande, la réception des articles et la gestion des paiements de factures.

Pour le service de génie biomédical

• Obtenir des devis, émettre des bons de commande et veiller à la livraison et à l’exécution des technologies et des services conformément aux lignes directrices en matière d’approvisionnements.
• S’occuper du paiement des factures de biens et services.
• Lancer le processus de renouvellement de contrat avec les fournisseurs pour éviter les interruptions de service.
• Tenir à jour l’horaire du personnel sur appel, le calendrier des vacances et les listes de personnes-ressources.
• Assurer un soutien administratif pour l’embauche, l’accueil et l’orientation des nouveaux employés.
• Agir comme personne-ressource auprès du personnel et des parties prenantes pour toutes les questions qui touchent le service.
• Maintenir un bon système de classem*nt et de documentation.
• Tenir à jour les schémas des horaires.
• Tenir à jour les feuilles de calcul budgétaire.
• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau.
• Fournir de l’assistance à l’équipe au besoin.
• Accomplir diverses tâches assignées par la directrice.
• Récupérer et préparer les documents justificatifs pour divers projets.
• Contribuer aux processus pour améliorer l’efficacité et l’efficience du programme.
• Fournir un soutien administratif général (répondre au téléphone, faire des photocopies, envoyer des fax, etc.).

Pour la directrice

• Organiser des réunions et des activités auxquelles participent des personnes provenant de plusieurs organisations et occupant différents postes, en veillant notamment à ce que les besoins en locaux et en technologie soient satisfaits.
• Tenir à jour le calendrier mensuel, annuel et pluriannuel des événements et des rendez-vous.
• Répondre adéquatement aux demandes faites par téléphone et par courriel.
• Aider à la rédaction et à la correction de la correspondance et des documents, des ordres du jour, des lettres, etc.
• Préparer/distribuer les procès-verbaux demandés pour diverses réunions.

Exigences

• Au moins cinq ans d’expérience dans un poste de soutien administratif.
• Certificat d’études collégiales (programme de deux ans) ou l’équivalent.
• Niveau de professionnalisme élevé.
• Grand sens de l’organisation et excellente gestion des priorités, y compris du temps de travail, requis pour coordonner des activités multiples en fonction de priorités en constante évolution.
• Solides aptitudes pour la prise de décisions et la résolution de problèmes en vue de gérer les imprévus.
• Aptitudes pour la communication orale et écrite, y compris une bonne connaissance de la grammaire et de l’orthographe.
• Capacité de se concentrer et de travailler efficacement dans un milieu animé où le rythme des activités est soutenu.
• Habileté exceptionnelle pour les relations interpersonnelles, y compris au téléphone, exigée pour répondre aux questions et fournir des renseignements spécialisés.
• Excellent esprit d’analyse et aptitude à résoudre des problèmes complexes.
• Maîtrise des fonctions avancées d’outils informatiques courants (MS Word, Excel, PowerPoint, Adobe).
• Expérience en préparation de propositions et de présentations.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Capacité à gérer des situations stressantes et à respecter des échéanciers serrés.
• Excellentes aptitudes pour la correction d’épreuves et la révision.
• Volonté d’acquérir de nouvelles connaissances.
• Ponctualité.

Compétences souhaitables

• Expérience de travail dans le milieu de la santé.
• Capacité de parler et de comprendre l’anglais et le français.

Pour postuler

Veuillez envoyer votre CV accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro d’affichage à l’adressejobpostings@ottawaheart.ca.

Nous encourageons vivement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, les personnes racisées, les personnes handicapées, les femmes, les membres de la communauté LGBTQ+ et toutes les personnes qualifiées possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour travailler de façon productive dans un esprit d’équité, de diversité et d’inclusion.

En vertu des politiques gouvernementales, toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature; la priorité sera toutefois accordée aux résidents permanents et aux citoyens canadiens. Veuillez indiquer dans votre candidature si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler au Canada.

L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa s’est engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Tout au long du processus d’embauche, nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes ayant des besoins particuliers. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des besoins en la matière – nous traiterons les informations que vous nous fournirez avec respect et en toute confidentialité.

Avant son entrée en fonction, la personne retenue devra suivre une formation obligatoire en ligne, en plus de fournir une preuve de vaccination (deux doses) contre la COVID-19, une attestation de vérification des antécédents criminels et une pièce d’identité officielle avec photo.